РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ MATCHFLOW ДЛЯ СЕТЕЙ

1. Функциональное описание.

1.1. Общий функционал.

1.2. Отчеты производителям.

1.3. Отчеты производителям. Просмотр отчета.

1.4. Маркетинг.

1.5. Маркетинг. Просмотр акции.

1.6. Авторизация в ОФД.

1.7. Документы.

2. Инструкция пользователя.

2.1. Вход в Личный кабинет.

2.2. Интерфейс личного кабинета.

2.3. Загрузка отчетов.  6

2.3.1. Загрузка отчета из личного кабинета ОФД.

2.3.2. Загрузка отчета из файла, содержащего фискальные признаки, либо ссылки на чеки.

2.3.3. Формирование акционного отчета.

2.3.4. Просмотр отчета.

2.3.5. Предоставление доступа производителю к отчету.

2.3.6. Автоматическая онлайн-отправка отчета производителю.

2.3.7. Формат файла данных для верификации.

2.4. Маркетинг.

2.1.1. Отправка запроса производителю на участие в акции.

2.5. Документы.

1. Функциональное описание.

MatchFlow для сетей представляет собой веб-портал, которым можно пользоваться через браузер Google Chrome или приложение Electron, которое устанавливается на компьютер пользователя. Приложение Electron повторяет полностью функционал веб-портала, а также умеет самостоятельно обновляться и поддерживает ручную проверку обновлений.

1.1. Общий функционал.

Общий функционал расположен в шапке страницы и позволяет:

• Осуществлять навигацию по всем разделам веб-портала.

• Очищать историю просмотра дисклеймеров: ознакомительные сообщения будут отображены повторно.

• Переключать язык интерфейса.

• Осуществлять выход из учетной записи.

1.2. Отчеты производителям.

Позволяет:

• Загружать отчеты производителям в произвольных форматах с возможностью указания ОФД для верификации отчета.

• Создавать акционный отчет на основании загруженного отчета.

• Просматривать загруженные сетью и производителем отчеты, акционные отчеты и автоматически сформированные отчеты из ОФД и оборотов.

• Просматривать краткую информацию о загруженном отчете с использованием фильтров. Отображаются также отчеты, загруженные производителем.

• Скачивать оригинал загруженного отчета.

• Редактировать информацию о загруженном сетью файле.

• Просматривать отчет.

1.3. Отчеты производителям. Просмотр отчета.

Позволяет:

• Просматривать общую информацию, композитные показатели и график с использованием фильтров.

• Получать информацию о ошибочных данных по чекам.

• Для отчетов по акциям получать информацию о бонусе.

• Скачивать оригинальный файл или экспортировать отчет в файл.

1.4. Маркетинг.

Позволяет:

• Просматривать акции.

• Отправлять и принимать запросы на участие в акциях.

1.5. Маркетинг. Просмотр акции.

Позволяет:

• Просматривать информацию по акции.

• Открывать и закрывать доступ производителю к акционным отчетам.

1.6. Авторизация в ОФД.

Позволяет:

• Добавлять и редактировать реквизиты для доступа к данным из ОФД.

1.7. Документы.

Позволяет:

• Создавать заявку на договор.

• Отправлять скан заявки на договор.

2. Инструкция пользователя.

2.1. Вход в Личный кабинет.

2.1.1. Перейти по ссылке https://analytics.matchflow.ru/ 

2.1.2. В поле "Вход в кабинет: введите ключ", вставьте ключ, указанный ниже и нажмите кнопку "Войти" (рис.1). 

Рис. 1

2.1.3. После ввода ключа вам будет предложено создать или ввести пароль, созданный ранее, и нажать кнопку "Войти" (рис.2).

Рис. 2

При желании пароль можно сбросить. Для сброса пароля обратитесь в службу технической поддержки MatchFlow. Ключ имеет буквенно-числовой формат вида:

eyJhcGlrZXkiOiJhN2VmYTU1ZC1lZWEwLTQ3NWEtYjgyYS0zYjBjZjE0Yjg5YTciLCJub3VpIjpmYWxzZSwiY3Jvc3NTZWxsaW5nIjpmYWxzZSwidHVybm92ZXJzIjpmYWxzZX0=

2.2. Интерфейс личного кабинета.

После входа в личный кабинет пользователь окажется в разделе “Отчеты производителям”. Перемещение между разделами программы осуществляется посредством выпадающего меню. Меню доступно при нажатии кнопки МЕНЮ  . Само меню представлено на рис. 3.

Рис. 3

Меню программы состоит из следующих пунктов:

• Отчеты производителям – раздел меню, в котором пользователь может самостоятельно загрузить отчеты (с фискальными признаками и без них) в личный кабинет и сформировать акционные отчеты. 

Если отчет содержит фискальные признаками (ФД, ФПД, ККТ, сумма чека, ФН), то он пройдет автоматическую проверку с АПИ ФНС или АПИ ОФД на существовании чека, а также на то, что товарные позиции в отчете присутствуют в фискальном чеке. 

Если отчет не содержит фискальных признаков, то он пройдет автоматическую сверку полноты данных (все ли товары и точки продаж присутствуют в отчете). 

Также в этот раздел попадают автоматические отчеты из ОФД и автоматические отчеты из оборотов, если по ним настроена выгрузка. Отчеты будут обновляться ежедневно новыми данными за прошедшие сутки. Автоматические отчеты помечаются значком .

Во вкладке “Отчеты по акциям” можно посмотреть акционные отчеты.

Под списком отчетов расположена диаграмма, отображающая отчеты в разрезе сетей и периодов (рис. 4). Кликом мыши по значениям в диаграмме можно смотреть подробную информацию об отчетах и открывать их.

Рис. 4

• Маркетинг – содержит список акций, в которых участвует сеть. Пользователю доступна возможность отправить запрос на участие в акции. Перейдя в акцию, можно ознакомиться с условиями и открыть доступ к отчетам по данной акции производителю.

• Авторизация в ОФД – в этом разделе настраиваются реквизиты для доступа в ОФД.

2.3. Загрузка отчетов.

Загрузка отчетов возможна двумя способами:

1. Загрузка напрямую из личного кабинета ОФД.

2. Загрузка из файла, выгруженного в личном кабинете ОФД (см. раздел "Отчеты производителям").

2.3.1. Загрузка отчета из личного кабинета ОФД.

Загрузка отчета из личного кабинета ОФД:

1. Пройдите авторизацию в меню “Авторизация в ОФД” через кнопку “Авторизоваться” (рис. 5).

Рис. 5

2. Введите реквизиты ОФД (рис. 6).

Рис. 6

Обратите внимание – для некоторых ОФД наряду с логином и паролем, необходимо ввести Ключ доступа (Ключ интегратора). Данный ключ доступа можно посмотреть в личном кабинете ОФД, либо обратиться в техническую поддержку оператора ОФД, для получения данного ключа.

После ввода данных личного кабинета ОФД запустится проверка на корректность ввода реквизитов. Если проверка прошла успешно, то начнется загрузка данных из ОФД.

Загружаться будут только те данные, которые соответствуют номенклатуре производителя, с которым заключен договор и в акции которого участвует сеть.

Загруженный отчет доступен в разделе меню "Отчеты производителям".

2.3.2. Загрузка отчета из файла, содержащего фискальные признаки, либо ссылки на чеки.

Для загрузки отчета, необходимо:

1. Войти в личный кабинет.

2. Перейти в раздел меню «Отчеты производителям».

3. Загрузить отчет в личный кабинет, путем перетаскивания файла на, специально предназначенную для этого зону.

На рис. 7 наглядно показано описание раздела «Отчеты производителям».

Рис. 7

В случае, если в файле с отчетом содержатся ссылки на чеки по продажам препаратов разных производителей, то в таком случае при валидации отчета произойдет автоматическое наложение данных в чеках на справочники производителя и отчеты будут разделены по производителям. Производитель будет видеть в отчете данные по продажам только своих препаратов.

Статусы загружаемых файлов могут быть следующими:

• В очереди – файл ожидает обработки, необходимо подождать.

• Обработка – файл обрабатывается и верифицируется, необходимо подождать. Также может показываться прогресс обработки в процентах.

• Обработан – файл обработан, можно открывать отчет.

• Неверный формат – файл имеет недопустимый формат. Необходимо исправить файл и перезагрузить или обратиться в службу технической поддержки.

2.3.3. Формирование акционного отчета.

Для формирования акционного отчета заходим через кнопку редактирования в уже загруженный отчет, выбираем акцию и сохраняем (рис. 8). На основании загруженного отчета сформируется акционный отчет, который будет доступен во вкладке “Отчеты по акциям”.

Рис. 8

Также можно посмотреть оригинал отчета и отчет по результатам валидации.

2.3.4. Просмотр отчета.

Для просмотра отчета, нажмите на название загруженного файла в колонке "Отчет", после чего вы будете перемещены на страницу с отчетом, ниже приводится описание блоков отчета (рис. 9).

Рис. 9

1. Период – указывается начало и конец периода отображаемых данных.

2. Сравнить – позволяет сравнить отчет с данными другого выбранного отчета.

3. Оригинальный файл – кнопка скачивания оригинала отчета.

4. Экспорт отчета в CSV – кнопка скачивания отчета в соответствии с выбранными фильтрами.

5. Дополнительное меню – можно скачать полный отчет, не зависящий от выбранных фильтров. 

6. Продажи – поштучное количество продаж и сумма продаж в отчете аптечной сети.

7. Чеков – количество чеков в отчете.

8. Точки продаж – количество точек продаж в отчете.

9. Товары – количество товаров в отчете.

10. Графическое отображение продаж в выбранном периоде. Переключателями на графике можно настраивать шкалу и внешний вид.

11. Точки продаж – список точек продаж аптечной сети из отчета. Через значок  можно посмотреть отсутствующие в справочнике точки продаж. Через фильтр “Ошибки” можно фильтровать точки в разрезе ошибках. Через фильтр “Статусы” можно фильтровать точки в разрезе статусов. Переключателем “Оригинальные адреса” можно включить отображение названия точек из загруженного отчета.

12. Товары – список товаров, загруженных из отчета. Через значки  и  можно посмотреть неточные совпадения товаров и неподтвержденные в справочнике товары соответственно. Через фильтр “Статусы” можно фильтровать товары в разрезе статусов, в том числе просмотреть информацию об отсутствующих в отчете товаров. Переключателем “Оригинальные названия” можно включить отображение названия товаров из загруженного отчета.

13. Движение товаров – список товаров, с разбивкой по времени продажи и возможностью открыть чек, нажав на значок  в колонке “Чек”. Через фильтр “Ошибки” можно фильтровать товары в разрезе статусов. Вкладку можно развернуть и свернуть.

У чеков возможны следующие ошибки и предупреждения:

• Не удалось получить данные по чеку – чек не найден на сайте ОФД. Возможная проблема: получены некорректные ОФД признаки.

• Чек с предоставленными ОФД признаками не найден – чек не найден на сайте ОФД. Возможная проблема: получены некорректные ОФД признаки.

• Не хватает ОФД признака для построения ссылки – недостаточно данных для поиска чека на сайте ОФД.

• Указан неверный оператор ОФД – текущее ОФД не поддерживается.

• Не удалось найти товар в чеке – товар с указанным наименованием не найден в чеке на сайте ОФД.

• Дата чека не совпадает с предоставленными данными – дата чека отличается от даты с данными на сайте ОФД.

• Ошибка: Количество не совпадает с предоставленными данными – количество проданного товара в отчете больше, чем по данным на сайте ОФД. Эти данные влияют на общий показатель валидных чеков.

• Предупреждение: Количество не совпадает с предоставленными данными – количество проданного товара в отчете меньше, чем по данным на сайте ОФД. Эти данные не влияют на общий показатель валидных чеков.

• Ошибка: Сумма не совпадает с предоставленными данными – сумма проданного товара в отчете больше, чем по данным на сайте ОФД. Эти данные влияют на общий показатель валидных чеков.

• Предупреждение: Сумма не совпадает с предоставленными данными – сумма проданного товара в отчете меньше, чем по данным на сайте ОФД. Эти данные не влияют на общий показатель валидных чеков.

• Не проверялось – чек не сверялся с сайтом ОФД.

• Допустимое количество в чеке превышено – запись в отчете является дублем, который не подтверждается данными на сайте ОФД.

• Чужой SKU – товар не принадлежит данному производителю. Возможные причины: товар не подтвержден производителем, явно не указан в названии товара производитель для дженериков.

В данном представлении отчета для удобства просмотра информации доступны фильтры. Фильтры находятся в блоках 7 и 9 и представляют из себя выпадающий список. Список отображает названия ошибок, полученные на этапе верификации отчета.

Также доступна фильтрация по точкам (блок 17) и по товарам (блок 18). Для фильтрации по данным признакам:

1. Нажать на название точки/товара, тем самым выделив строку.

2. Подтвердить выбор можно, нажав кнопку  .

3. Сбросить фильтр можно, нажав кнопку  .

В зависимости от выбранного фильтра информация в блоке “Движение товаров” (блок 19) будет меняться.

Отправить отчет производителю можно двумя способами:

• Выгрузить отчет в Exсel и отправить на почту.

• Передать отчет производителю онлайн.

2.3.5. Предоставление доступа производителю к отчету.

Для предоставления доступа производителю к отчету:

1. Перейти в раздел Маркетинг.

2. Нажать на название акции, по которой производителю будут передаваться отчеты.

3. Нажать кнопку “Активировать доступ производителю” (рис. 10).

Рис. 10

2.3.6. Автоматическая онлайн-отправка отчета производителю.

После того, как сеть в своем личном кабинете подтвердила разрешение, на автоматическую отправку отчета производителю, отчет поступает в раздел “Отчеты производителям”. Работа с данными отчетами аналогична работе с отчетами, загруженными из файла.

Для предоставления доступа производителю к отчету:

1. Перейти в меню “Отчеты сетей”, найти автоматически сгенерированный отчет из ОФД или отчет из оборотов. У такого отчета рядом с названием производителя будет значок .

2. Открыть отчет.

3. Нажать кнопку “Открыть доступ производителю”.

2.3.7. Формат файла данных для верификации.

Файл может быть формата CSV, либо Excel. Файл должен быть в кодировке Windows-1251. Разделитель полей – точка с запятой “;”.

Файл должен содержать записи о фактах продажи товара и фискальные признаки, соответствующие данным продажам.

В зависимости от используемого ОФД фискальные признаки могут заполняться по-разному. Если в какой-то ОФД указанный фискальный признак не используется, то поле может остаться пустым (но присутствовать в файле должно).

Определение принадлежности кодов торговых точек по адресам и названиям сети, происходит путем получения данной информации от сети, предоставившей список кодов. В получаемом от сети файле приводится таблица, где указывается название сети, физический адрес и код торговой точки, присвоенный данной сети в складской программе.

Фискальные признаки, необходимые для ОФД:

2.4. Маркетинг.

Управление акциями в данном разделе подразумевает – просмотр акций и отправка запроса производителю на участие в акции. Просмотреть акции можно в разделе “Маркетинг”.

2.1.1. Отправка запроса производителю на участие в акции.

Также в разделе “Маркетинг” можно отправить запрос производителю для участия в акции по открытому контракту. Для этого:

1. Находим заинтересовавшую акцию в разделе “Маркетинг”. Дополнительную информацию можно просмотреть, кликнув по акции.

2. Нажимаем кнопку  “Просоединиться” (рис. 11).

3. Ожидаем подтверждение производителя. После подтверждения статус акции сменится на “Участвую, данные скрыты”.

Рис. 11

Можно выбрать нужные акции с помощью фильтров, расположенных в правой части экрана. Доступны следующие фильтры: квартал, производитель, статус участия, тип контракта, срок проведения.

Статусы участия в акциях могут быть следующими:

• Не участвует – показываются акции, в которых аптека еще не участвует.

• Ожидает подтверждения – показываются акции, по которым участие сетью не подтверждено.

• Ожидается подтверждения – показываются акции, по которым участие производителем еще не подтверждено.

• Участвую, отчет скрыт – сеть участвует в акции, но отчет по ней производителю не показывается.

• Участвую – сеть дала согласие на показ отчета производителю по этой акции.

2.5. Документы.

В меню “Документы” можно создать заявку на договор и приложить подписанный скан. Для этого необходимо заполнить поля формы и нажать кнопку. После оформления заявки добавить файл через кнопку  и подтвердить кнопкой .